Por que os documentos fiscais são essenciais para o transporte de cargas?

No Brasil, as empresas dedicam, em média, 1,5 mil horas de trabalho ao cumprimento de exigências burocráticas. No transporte de cargas, não é diferente. Há uma série de documentos fiscais obrigatórios para a movimentação de mercadorias. 

O controle e a fiscalização rigorosos exigem atenção redobrada de transportadores, embarcadores e operadores logísticos na hora de emitir e armazenar a documentação. Além de evitar prejuízos com multas e apreensões de carga, atuar em conformidade com a lei melhora a confiabilidade e a credibilidade das empresas. 

Neste artigo, vamos falar sobre os documentos fiscais obrigatórios para o transporte de cargas, a vantagem de manter a documentação em dia e como a tecnologia ajuda no gerenciamento dos documentos fiscais obrigatórios. Confira!

A importância dos documentos fiscais no transporte de cargas 

Sonegar impostos ou tentar driblar o controle e a fiscalização no transporte de cargas não é, definitivamente, uma boa ideia. A não emissão de documentos fiscais tem consequências graves.  

Além de comprometer a reputação e a credibilidade, a gestão fiscal malfeita pesa no orçamento, pois as empresas ficam sujeitas a multas pesadas (e retroativas), apreensões de carga e até suspensão das atividades. 

De acordo com a lei 4.729/65, a não emissão dos documentos fiscais, incluindo a omissão e a falsificação de dados, pode ser considerada sonegação de impostos. O responsável fica sujeito à pena de detenção de seis meses a dois anos. Já a multa varia de duas a cinco vezes o valor do tributo devido. 

Ao emitir, armazenar e manter em dia os documentos fiscais obrigatórios, transportadores e embarcadores evitam problemas com o fisco e garantem o compliance das empresas. Também reduzem os prejuízos, as dores de cabeça e garantem a competitividade, já que cumprir as obrigações legais reflete na imagem que os fornecedores e os clientes têm sobre a empresa. 

Benefícios dos documentos fiscais no transporte de cargas 

O investimento em tecnologias para o controle fiscal e o armazenamento adequado de toda a documentação obrigatória para o transporte de cargas vale a pena.

Confira 12 vantagens de automatizar a emissão, a gestão e a organização dos documentos fiscais: 

1. Maior segurança jurídica para toda a cadeia logística; 
2. Melhoria no controle e fiscalização das atividades; 
3. Menos problemas com o fisco; 
4. Integração das informações de diversas áreas; 
5. Facilidade no controle e fiscalização do transporte de mercadorias; 
6. Aprimoramento do planejamento tributário; 
7. Redução de prejuízos com multas e apreensões; 
8. Bom andamento do processo logístico e entregas no prazo; 
9. Rastreabilidade das operações; 
10. Comprovação documental das atividades e do pagamento de tributos; 
11. Mais credibilidade e competitividade; 
12. Ganhos à imagem e à reputação da empresa. 

Principais documentos fiscais no transporte de cargas 

A movimentação de cargas requer a emissão de uma série de documentos fiscais obrigatórios. Todos devem ser emitidos, controlados e armazenados corretamente para facilitar o acesso e a conferência em caso de fiscalização. 

Nota Fiscal Eletrônica (NFe) 

É responsabilidade do dono da carga (embarcador), aquele que contrata o serviço de transporte. É gerada digitalmente em sistema da Receita Federal e contém dados do produto, do comprador e do vendedor. 

O objetivo é validar e documentar a compra e venda de mercadorias. É essencial para as transportadoras porque seus dados são necessários na hora de emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto de Carga Eletrônico (MDF-e).  

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e) 

É a versão física da NF-e e deve ser levada junto com a carga, do ponto de partida ao destino. É com o DANF-e que o transportador coleta a assinatura de quem recebeu a carga. 

Serve com comprovante físico da operação comercial e pode ser gerado no site da Receita Federal, no mesmo sistema que emite a NF-e. A diferença é que deve acompanhar a carga durante o transporte. Sem essa documentação, o serviço é ilegal. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) 

A emissão requer cadastro e autorização na Secretaria da Fazenda. Serve para comprovar e registrar, para fins fiscais, o serviço de transporte de cargas. Também pode ser usado para coletar a assinatura de quem recebeu a mercadoria, encerrando assim a prestação do serviço. 

É responsabilidade da transportadora ou do contratante do transporte. Assim como a NF-e tem o DANF-e, o CT-e também possui uma versão digital: o DACT-e. 

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACT-e) 

Versão impressa do Conhecimento de Transporte Eletrônico, o DACT-e acompanha a mercadoria desde a saída da transportadora. Deve ser gerado antes de a empresa iniciar a prestação do serviço. 

O arquivo pode ser impresso ou apresentado de forma digital, mas é imprescindível que acompanhe a carga desde a saída do pátio. 

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) 

Reúne todas as informações em um único lugar e evita que o caminhoneiro tenha que levar inúmeros documentos em uma mesma viagem. É usado, principalmente, para mercadorias diversas, com diferentes documentos fiscais e CT-es.  

É válido em todo o Brasil e traz detalhes sobre a carga e o transporte. Deve ser emitido pela transportadora ou por empresas que transportam a própria mercadoria. A emissão requer credenciamento junto à Sefaz. 

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDF-e) 

É a versão impressa do MDF-e e precisa acompanhar a mercadoria durante o transporte. O objetivo é agilizar a verificação da carga. Para gerar o documento, a empresa pode utilizar a mesma plataforma usada par emissão do MDF-e. 

Sem esse documento fiscal, a transportadora responsável e até o embarcador podem ser penalizados. 

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT) 

É indispensável, pois seus dados precisam constar em outros documentos obrigatórios no transporte de mercadorias, como o DAMDF-e. Sua série numérica é obtida durante o cadastramento da operação de transporte no sistema eletrônico da ANTT.  

O objetivo é regulamentar e fiscalizar o pagamento de fretes. É atribuição do contratante do serviço de transporte – que pode ser o embarcador ou a transportadora, caso faça redespachos ou subcontratações. 

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C) 

É o seguro obrigatório para indenizações em caso de danos, acidentes, incêndios, tombamento ou qualquer outro problema com a carga. 

Deve ser contratado por transportadoras, cooperativas de transporte, transportadores autônomos ou embarcadores. Para ter finalidade legal, todos os dados do seguro devem constar no MDF-e. 

Vale-pedágio obrigatório (VPO) 

Deve ser pago por embarcadores e o comprovante do pagamento precisa ser entregue ao transportador. As informações do VPO devem estar descritas no DAMDF-e assim com o CIOT. Não antecipar o vale-pedágio ou não registrar suas informações no documento obrigatório de embarque é passível de multa. 

Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) 

É usada para registro e cobrança do serviço de transportes realizado dentro das cidades. Serve para confirmar o recolhimento de impostos sobre mercadorias (ISSQN ou ISS). A principal diferença da NFS-e em relação à NF-e é que uma serve para registrar a prestação de serviços e a outra para registrar a venda de produtos. 

Carta de Correção eletrônica (CC-e) 

Serve para corrigir falhas em documentos como a NF-e ou o CT-e. Entretanto, não corrige informações sobre mudança de destinatário, endereço e data de emissão da NF-e. As regras e a obrigatoriedade variam entre os estados e nem sempre a versão digital é aceita.  

O ideal é checar a necessidade do uso da Carta de Correção no site da Sefaz e utilizar sempre a versão impressa, para evitar problemas. 

Declaração de Transporte de Mercadoria 

É usado apenas para acompanhar cargas que não se destinam à comercialização. Serve, por exemplo, para o frete de mudança, bagagem não acompanhada, artigos pessoais etc. Não serve como documento fiscal no caso de mercadorias destinadas à venda ou na devolução de cargas. 

Evite multas com os documentos fiscais em dia 

As empresas que não levam à sério a emissão de documentos fiscais obrigatórios correm o risco de arcar com multas pesadas e outras penalidades, como a apreensão da carga e a paralisação das atividades. Veja alguns exemplos: 

Erros no CT-e 

Sem emitir o CT-e, dificilmente a transportadora consegue cobrar pelo serviço, por isso, esse é o um problema pouco comum. Ainda assim, algumas empresas são multadas pelo lançamento de dados incorretos, omissão de informações ou negativa na hora de apresentar o documento fiscal.  

Ausência de RNTRC 

Empresas que fazem o transporte de mercadorias sem o RNTRC são passíveis de multa, assim como os transportadores flagrados sem esse cadastro ou atuando com o cadastro suspenso. Se os dados no RNTRC forem falsos, a empresa ainda fica impedida de operar por 2 anos. 

Obstrução do trabalho dos fiscais   

Manter os documentos fiscais obrigatórios armazenados e organizados evita multas. As empresas que dificultam a fiscalização, independentemente do motivo, são multadas e podem ter o RNTRC cancelado. 

Documentação ilegal 

Falsificar ou adulterar documentos é crime e as transportadoras que apresentam documentos ilegais ou com dados divergentes estão sujeitas à multa, ao cancelamento do RNTRC e à suspensão das atividades por dois anos. 

Veículo sem cadastro na empresa 

Empresas que não fazem o cadastro de todos os veículos podem ser punidas, já que os documentos relativos à movimentação de mercadorias devem associar uma carga a um determinado veículo. 

Se for flagrada transportando a mercadoria em veículo não correspondente à documentação, a empresa é multada e tem o registro suspenso até que situação seja resolvida. 

Cancelamento de registro 

Empresas com registro cancelado não podem continuar prestando serviços e quem insiste em atuar clandestinamente arca com multas. Nos casos de reincidência, a punição fica mais severa. A situação leva, inclusive, a multas acumuladas por falta de registro e documentação ilegal. 

Órgãos fiscalizadores  

O transporte de cargas no Brasil requer a emissão de uma série de documentos fiscais, que podem ser exigidos durante fiscalizações na sede da empresa ou nos postos de controle em qualquer rodovia do país. Essa fiscalização é feita por diferentes órgãos públicos. 

Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) 

É o principal órgão regulador do transporte de cargas. Faz a regulamentação, supervisão e fiscalização das atividades. De forma presencial ou eletrônica, faz auditorias e pode solicitar documentos às transportadoras ou embarcadores. 

Além de definir normas e resoluções para o setor, a ANTT tem como atribuição regular as concessões e combater irregularidades. Descumprir as exigências da ANTT pode levar a multas e outras sanções. 

Secretaria da Fazenda (Sefaz) 

Focada no combate a fraudes e sonegação de impostos, a Secretaria da Fazenda atua em fiscalizações, normalmente em operações com a cooperação das forças policiais (rodoviária, militar e/ou civil) e auditores fiscais. 

Dependendo do tipo de carga, conta com o apoio de outros órgãos, como o Ministério da Agricultura e Pecuária, em caso de gêneros alimentícios, por exemplo. 

Polícia Rodoviária Federal (PRF) 

Responsável pelo policiamento nas rodovias federais, a PRF também atua na prevenção e repreensão a crimes e infrações. Por isso, pode atuar em operações de fiscalização de veículos de transporte de carga na tentativa de inibir irregularidades.  

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Prejuízo com sanções, multas e apreensões sem documentos fiscais

Não são raros os exemplos de empresas que enfrentam problemas com a fiscalização. Para combater a sonegação fiscal e outras irregularidades no transporte de cargas, os órgãos fiscalizadores costumam organizar grandes operações. 

Em junho de 2023, uma operação da Receita Federal identificou um rombo de R$ 160 milhões na arrecadação de impostos em uma operação envolvendo transportadoras, contadores e advogados. 

A investigação descobriu 23 empresas que agiam irregularmente no Distrito Federal, Bahia, Goiás, Paraíba, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte e São Paulo. Cerca de 100 autos de infração foram lavrados. 

Outro caso ocorreu no Piauí, também em junho de 2023. Desta vez uma carga de 7.200 galinhas foi apreendida durante uma fiscalização da Polícia Rodoviária Federal. Sem a documentação necessária para o transporte de aves, o motorista foi multado em R$ 2 mil, além da apreensão da carga. 

Soluções para a automatizar e gerenciar a emissão de documentos fiscais 

Transportadores, embarcadores e operadores logísticos precisam ter em mente os documentos fiscais obrigatórios para o transporte de mercadorias. É fundamental também fazer o armazenamento correto da documentação, o que fica muito mais fácil com a integração de diferentes sistemas. 

Felizmente, a tecnologia é uma aliada nesse processo. O uso de softwares que automatizam a emissão e o controle de documentos e facilitam a comunicação entre as áreas e órgãos fiscalizadores do transporte de cargas melhora o fluxo das atividades, a qualidade das informações, a produtividade e a eficiência operacional.  

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