Integração de sistemas na logística: o segredo para uma documentação fiscal impecável e rastreável

Agilizar o tempo gasto com a emissão de documentos fiscais na logística é meta de embarcadores, operadores logísticos e transportadores. Além de reduzir custos e evitar o retrabalho no faturamento e controle de documentos fiscais, a automatização melhora a visibilidade, a rastreabilidade e a segurança jurídica na cadeia de suprimentos. 

O complexo sistema tributário brasileiro pesa no orçamento e na rotina das empresas. O país é o recordista em horas dedicadas ao cumprimento das obrigações fiscais: cerca de 1.500 horas/ano, quando a média mundial é de 233 horas/ano, indica o Banco Mundial. 

Felizmente, a necessidade de reduzir os recursos destinados à gestão fiscal pode ser atendida com a automatização e integração dos sistemas utilizados por embarcadores, operadores logísticos e transportadores. Um estudo da PwC mostra que a digitalização logística pode reduzir em 47% os custos com transporte até 2030. E essa não é a única vantagem. 

Neste post, vamos mostrar exatamente como a integração dos sistemas melhora a gestão de documentos fiscais e garante a regulamentação fiscal para embarcadores, transportadores e operadores logísticos. Acompanhe! 

Desafios na emissão e gestão de documentos fiscais na logística 

Embarcadores, operadores logísticos e transportadores têm uma série de normas a cumprir. A gestão de documentos fiscais na logística é uma delas. Todos os dias, são dezenas ou centenas de documentos a serem emitidos e informados aos clientes, ao fisco e aos órgãos fiscalizadores. 

Para vencer a complexidade da regulamentação fiscal e fazer o controle do faturamento e dos documentos fiscais é preciso ter processos confiáveis, precisos e rastreáveis. 

No Brasil, os documentos fiscais para transportadores já estão consolidados como documentos eletrônicos, mas não basta ter tecnologia para emitir documentos fiscais se os sistemas usados por embarcadores, operadores logísticos e transportadores não estiverem integrados. 

A falta de integração automática dos sistemas para a emissão de notas fiscais na cadeia de suprimentos, gestão das obrigações fiscais para operadores logísticos e regulamentação fiscal para embarcadores é, sem dúvida, o maior desafio do setor. 

Além disso, a não emissão e a má gestão dos documentos fiscais deixam as empresas vulneráveis a multas pesadas e retroativas, apreensões da carga e outras consequências, todas com alto custo financeiro.  

Integração de sistemas para a documentação fiscal 

A demanda de trabalho envolvida na emissão, envio e gestão de documentos fiscais obrigatórios para a movimentação de cargas pode ser agilizada com sistemas automatizados. 

Além de reduzir custos, a integração de softwares evita problemas com o fisco e com os clientes. A automatização agiliza o transporte e as entregas, além de garantir que a operação siga as normas impostas ao setor. 

No entanto, automatizar os processos vai além de informatizar. Para melhorar a conexão e a troca de informações, de dados e de documentos na cadeia logística é preciso uma integração total dos sistemas.  

Sempre que embarcadores, operadores logísticos, transportadores, clientes e órgãos de fiscalização se conectam por meio da integração de sistemas, a eficiência logística aumenta, os erros diminuem e todos ficam “na mesma página”, em tempo real. 

Por que integrar os sistemas de emissão de documentos fiscais na logística? 

Explorar o potencial da tecnologia, da conectividade e da integração de sistemas traz vantagens para embarcadores, operadores logísticos e transportadores. A integração melhora a comunicação interna, torna os processos mais eficientes e transparentes, elimina a redundância, minimiza erros e evita retrabalhos. 

Com a integração, as atividades são sincronizadas e os fluxos, simplificados. A padronização é outra vantagem para quem integra os sistemas de documentação fiscal. O resultado? Custos reduzidos, mais agilidade, produtividade, eficiência operacional e clientes satisfeitos. 

Empresas que automatizam a emissão de notas fiscais na cadeia de suprimentos e investem em tecnologia para a regulamentação fiscal se preparam melhor para as oportunidades de mercado e a expansão das atividades. 

A integração de sistemas de documentação fiscal não só torna o crescimento do negócio escalável como prepara a empresa para as mudanças do mercado. 

Como atender às necessidades de embarcadores, transportadoras e operadores logísticos 

Cada elo da cadeia logística tem responsabilidades e demandas fiscais a cumprir e a integração dos documentos fiscais obrigatórios nas etapas de armazenagem, movimentação e transporte é cada vez mais urgente. 

Confira algumas demandas e vantagens da integração para: 

Embarcadores 

Donos da carga, são os responsáveis pela contratação do serviço de transporte. A regulamentação fiscal para embarcadores envolve a emissão de documentos que possibilitam o envio da mercadoria, como a nota fiscal eletrônica, o conhecimento de transporte eletrônico e o manifesto eletrônico de documentos fiscais. 

Para saber se a carga chegou ao destino é fundamental que os embarcadores tenham sistemas capazes de rastrear as entregas. E essa é uma das possibilidades para quem integra seus sistemas logísticos: rastreabilidade completa, acompanhamento do status das remessas e atendimento às exigências regulatórias. 

Transportadores 

É quem leva a carga ao destino e, para realizar o serviço legalmente, precisa se atentar aos documentos fiscais para transportadores. No transporte rodoviário é essencial a emissão do conhecimento de transporte eletrônico e do manifesto eletrônico de documentos fiscais, assim como o código identificador de operação de transporte. 

Outra obrigação é contratar o seguro de responsabilidade civil do transporte rodoviário de cargas (RCTR-C). Para as transportadoras, a integração dos sistemas agiliza a emissão de documentos fiscais, reduz a burocracia e melhora a confiabilidade nas informações compartilhadas. 

Operadores Logísticos 

A armazenagem e a movimentação das cargas de terceiros costumam ser feitas por operadores logísticos. A atividade envolve a gestão do estoque e o controle dos embarques da carga. As obrigações fiscais para operadores logísticos incluem, por exemplo, o repasse de informações ao fisco, em especial dados contábeis e de estoque. 

Portanto, a emissão de documentos fiscais na logística precisa ser totalmente integra para simplificar a coordenação de todos os envolvidos na cadeia de supply chain. A automatização não só garante mais visibilidade como aumenta a precisão nos processos.  

Benefícios da integração de sistemas e documentação fiscal 

Quando é totalmente integrada, a emissão de documentos fiscais na logística traz benefícios para embarcadores, transportadores e operadores logísticos. Confira 5 bons motivos para fazer a integração de sistemas de documentação fiscal. 

1. Redução de erros e retrabalho 

Emissão, envio, gestão e arquivamento dos documentos fiscais na logística são atividades burocráticas e demoradas. Como o volume é grande, as empresas precisam de muita gente dedicada a essa atividade, por muitas horas. 

Além do tempo e da mão de obra, o trabalho manual aumenta a possibilidade de erro, exigindo correções e retrabalhos. Com a automatização, configurações flexíveis ao negócio e integração dos sistemas é natural que as operações logísticas ganhem em acuracidade, agilidade, produtividade e confiabilidade. 

2. Agilidade nos processos fiscais 

O sistema tributário brasileiro é complexo e não há como fugir da burocracia. O que se pode é otimizar os processos com a automatização dos documentos fiscais para transportadores, das obrigações fiscais para operadores logísticos e dos processos de regulamentação fiscal para embarcadores. 

A tecnologia melhora o fluxo de informações e o compartilhamento de dados que tornam o controle da documentação mais confiável. O tempo e os custos envolvidos na gestão dos documentos fiscais também reduzem, tornando os trâmites muito mais ágeis e precisos, com menos riscos de multa e apreensões da carga. 

3. Melhoria na conformidade regulatória 

A conformidade legal e o cumprimento às normas do setor logístico são essenciais para que as empresas mantenham a competitividade. Cada vez mais, o compliance é fundamental nas empresas.  

A integração de sistemas de documentação fiscal na logística é decisiva para que todo o setor esteja em conformidade com as leis, regulamentos e regras dos órgãos de fiscalização. A emissão automatizada de documentos fiscais e a integração evita, inclusive, a violação de políticas e normas inerentes ao setor e faz a regulação econômica do ambiente competitivo. 

4. Visibilidade e controle 

É difícil fazer a boa gestão daquilo que não se conhece. Por isso, a visibilidade na logística é tão importante. Todos os processos precisam ser bem controlados para o sucesso das entregas.  

Da armazenagem ao transporte, a transferência de informações se faz necessária, assim como o compartilhamento dos documentos fiscais. Com a integração de sistemas e a conexão de dados, o setor logístico amplia a visibilidade end to end e faz o controle e a centralização dos documentos fiscais.  

Perda ou extravio da documentação logística – seja pela falta de integração ou falhas no arquivamento – é, sem dúvida, uma dor de cabeça que nenhuma empresa quer ter.  

5. Otimização de recursos e de tempo 

A otimização dos processos, incluindo a gestão dos documentos fiscais na logística, representa menos recursos e tempo empregados em atividades burocráticas. 

Com as transformações tecnológicas velozes e a obrigatoriedade da utilização de sistemas informatizados para prestar contas com o fisco, não faz sentido manter controles fiscais em cadernos, planilhas e arquivos físicos. 

Todo o investimento em recursos, mão de obra, tempo e espaço para guardar a papelada pode ser revertido em tecnologias e sistemas integrados que agilizam as rotinas e aumentam a eficiência operacional.  

Ou seja, a integração reduz os erros manuais, possibilita visão 360 graus do negócio, diminui custos e aumenta a transparência e a produtividade. 

Implementação de soluções integradas: como superar os desafios 

Toda mudança tem desafios e integrar os sistemas de emissão de documentos fiscais e gestão logística não foge à regra. O importante é fazer a implementação das soluções corretamente e manter o foco nos resultados, que serão muito maiores do que os problemas. 

Para fazer uma integração bem-sucedida é preciso ter parceiros especialistas no assunto, compartilhar com o time os objetivos e metas dessa mudança e mostrar o quanto as rotinas serão mais ágeis e confiáveis a partir da integração. 

Em um país de dimensões tão grandes como o Brasil fica praticamente impossível conectar todos os elos da cadeia logística sem a automatização e a integração dos sistemas. Evidentemente, conectar todos os elos – especialmente transportadores, embarcadores e operadores logísticos – vai melhorar a competitividade e reduzir os custos. 

Muitas empresas tendem a achar que o investimento em integração de sistemas de gestão de documentos fiscais na logística é alto, o que é um erro. Mas deixar de considerar os ganhos é um erro ainda maior. 

Passo a passo para uma integração bem-sucedida  

1. Mapeie as demandas 

O primeiro passo é mapear e dimensionar os gargalos na gestão da documentação fiscal e as oportunidades de melhoria. Assim, fica mais fácil nortear as ações de integração dos sistemas. 

2. Tenha processos claros 

O sucesso na integração dos sistemas de documentação fiscal na logística depende de processos claros e organizados. Estabeleça um fluxo com as etapas necessárias e compartilhe com os envolvidos as estratégias para a otimização dos processos. 

3. Invista em comunicação e treinamento 

A integração de sistemas altera processos e pode impactar na rotina das áreas e dos profissionais. Comunique as mudanças com clareza e prepare o time para a nova fase. Em pouco tempo, todos perceberão as vantagens da integração no dia a dia. 

4. Escolha parceiros especialistas 

Para integrar toda a cadeia logística é importante contar com especialistas no assunto e com softwares customizáveis. Tenha parceiros que ofereçam as soluções que sua empresa precisa para a emissão de documentos fiscais e que seja capaz de integrar, de fato, todos os softwares.  

Afinal, por que investir na integração end to end? 

A integração dos sistemas de documentação fiscal torna as operações logísticas mais eficientes e juridicamente seguras. As empresas que investem na integração reduzem custos e gerenciam melhor o tempo gasto com burocracias. 

Para garantir uma documentação fiscal impecável e rastreável é fundamental integrar os sistemas e conectar embarcadores, operadores logísticos e transportadores. Para isso, a dica é contar com um parceiro como a nstech, a mais completa plataforma open logistics do mundo.  

A nstech faz a integração completa de todas as soluções necessárias para que embarcadores, transportadores logísticos e transportadores melhorem a gestão dos documentos fiscais.  

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