Como escolher a melhor solução de software para documentação fiscal no transporte de cargas

O transporte de cargas exige que embarcadores, transportadores e operadores logísticos façam a gestão eficiente dos documentos fiscais. São tantos documentos e obrigações legais que fica difícil cumprir todas as regras sem um software de documentação fiscal. 

Quem pretende transportar legalmente as mercadorias e evitar multas ou apreensões da carga deve estar atento à legislação. Manter os documentos fiscais em dia não só garante o cumprimento da legislação como traz outras vantagens. 

Se você quer garantir a boa reputação da sua empresa, fazer entregas no prazo, atender ao nível de exigência dos clientes, reduzir custos e ficar em dia com o fisco, aposte em uma solução de software para transporte de cargas. Tem dúvidas? Confira esse artigo! 

A importância da documentação fiscal no transporte de cargas 

Emitir corretamente os documentos fiscais necessários ao transporte de cargas é fundamental. Fazer a automação dos documentos também.  

As empresas que negligenciam essa atividade nas operações logísticas correm o risco de receber multas ou ter a mercadoria apreendida. Em alguns casos, como a falsificação de documentos, a pena inclui prisão. 

Além de atuar em conformidade legal e evitar sanções, quem mantém os documentos fiscais em dia tem mais credibilidade. Para se destacar frente à concorrência, embarcadores e transportadores devem zelar por sua imagem e reputação – e isso está diretamente ligado ao uso de uma moderna solução de software para transporte de cargas. 

Bons motivos para gerenciar documentos fiscais

• Estar em dia com o fisco e evitar problemas com a fiscalização. 

• Melhorar o planejamento e a gestão fiscal, contábil e tributária. 
• Agilizar o processo logístico e fazer entregas no prazo. 
• Integrar informações entre diferentes áreas da empresa e órgãos fiscalizadores. 
• Reduzir prejuízos com multas, apreensões de carga e interrupção das atividades. 

Os desafios da gestão de documentos fiscais no transporte de mercadorias 

Fazer a gestão de documentos fiscais tem seus desafios e pode custar caro, especialmente para as empresas que ainda mantêm processos manuais, lentos, sujeitos a perdas de arquivos, erros, retrabalho, multas e custos adicionais. 

10 problemas que você pode evitar com um software de documentação fiscal 

1. Incorreções e erros de digitação que levam a retrabalho. 
2. Prejuízos com pagamento de impostos desnecessários. 
3. Multas, apreensão de cargas e outras sanções. 
4. Interrupção de transações operacionais essenciais ao transporte de cargas. 
5. Perda de prazos e esquecimentos por conta da falta de integração de sistemas. 
6. Dificuldades para prestar contas em caso de fiscalização. 
7. Insegurança jurídica por falhas no arquivamento e perda de documentos. 
8. Dificuldades para atualizar os processos e para cumprir as regras de emissão de documentos fiscais cada vez que a legislação muda. 
9. Problemas para integrar as áreas operacionais, contábil, financeira etc. 
10. Perda de competitividade, já que o mercado está cada vez mais exigente e voltado ao compliance. 

Integração e automatização na gestão de documentos fiscais 

Emitir a documentação fiscal para o transporte de mercadorias não é uma escolha para as empresas sérias. É uma obrigação! Já a dor de cabeça causada pela má gestão dos documentos fiscais é totalmente opcional. E não vai ser o seu caso, não é mesmo? 

Para evitar problemas e prejuízos por causa da burocracia, a dica é automatizar e integrar os processos, simplificando e agilizando a emissão, o controle e o armazenamento dos documentos fiscais. 

Benefícios de automatizar a documentação fiscal no transporte de cargas 

• Redução de erros e inconsistência, já que todos os documentos fiscais são processados respeitando a legislação. 
• Visibilidade, em tempo real, dos cenários fiscais e tributário. 

• Agilidade na tomada de decisões. 
• Redução de tempo e de custos. 
• Centralização dos arquivos e facilidade para acessar os documentos. 
• Aumento da segurança jurídica e atendimento mais preciso aos questionamentos da fiscalização. 
• Proteção de dados, prevenção a fraudes e melhoria da qualidade dos relatórios. 

• Identificação de possíveis falhas e antecipação da solução. 
• Eficácia nos controles financeiros e gerenciamento dos impostos. 
• Arquivamento seguro da documentação e facilidade no acesso. 
• Melhoria da produtividade, agilidade e eficiência. 

Soluções da nstech para gestão e emissão de documentos fiscais 

A nstech – maior plataforma open logistics do mundo – tem soluções para agilizar e aperfeiçoar a emissão de documentos fiscais em operações logísticas, além de oferecer os recursos necessários para a integração de sistemas.  

Especializada em soluções de gestão da documentação fiscal, a nstech atende a embarcadores, transportadores e operadores logísticos com sistemas que evitam retrabalhos e erros, melhorando o fluxo de informações. 

Entre as mais de 200 soluções da plataforma, algumas são específicas para a integração de documentos fiscais obrigatórios (CT-e, MDF-e, NF-e, CIOT) com outros sistemas contábeis, financeiros e de gestão de transporte. 

Principais vantagens da gestão de documentos fiscais com soluções nstech 

Organização 

Centralize e organize todos os documentos fiscais em um só lugar, facilitando o acesso às informações sempre que necessário. 

Agilidade 

Torne mais rápido e eficiente o processo de emissão, armazenamento e consulta de documentos fiscais. 

Compliance fiscal 

Aumente o controle e a precisão na geração de documentos, evitando possíveis erro e multas por não cumprimento das obrigações fiscais. 

Algumas soluções nstech para a gestão da documentação fiscal 

Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) 

O nsdocs é um produto 100% online que facilita o recebimento e organização de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) recebidos pelas empresas. Organiza e armazena os documentos em nuvem, possibilitando ao usuário a visualização, impressão, envio e download a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. 

• nsdocs: automatize a importação de documentos e ganhe agilidade nos processos da sua empresa

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) 

Documento fiscal obrigatório no transporte de cargas, precisa ser emitido antes do início da viagem. Com finalidade fiscal, foi criado para registrar as prestações de serviço na movimentação de cargas e atestar o pagamento dos tributos. 

Com o software de emissão do CT-e da nstech, a atividade é facilitada. A solução é completa, com envio de e-mail aos envolvidos, controle de vencimento de certificado, layout personalizado, armazenamento com redundância por anos, integração com qualquer tipo de sistema de gestão e geração de relatórios gerenciais. 

Manifesto de Carga (MDF-e) 

É um dos principais documentos fiscais do setor de transporte de cargas. Sintetiza informações como local de origem e destino, informações do veículo, dados do motorista e outros documentos vinculados à movimentação das cargas, como a NF-e e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). 

As soluções da nstech não só automatizam o processo de emissão do MDF-e como facilitam a operacionalização dos trâmites fiscais. O sistema tem ainda outras funcionalidades para melhorar o fluxo nas operações de movimentação de cargas. 

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) 

Essencial para a comercialização de produtos ou prestação de serviços, confirma o recolhimento de impostos (ISSQN ou ISS). É emitida pelo embarcador da mercadoria a ser transportadora com dados sobre o remetente, o destinatário e o produto ou serviço. 

Os sistemas disponibilizados pela nstech não só melhoram e simplificam os fluxos de emissão como oferecem suporte especializado. As soluções fazem a emissão das notas fiscais em poucos cliques e podem ser acessadas por quaisquer dispositivos com acesso à navegador web. 

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT) 

Obtido por meio do sistema eletrônico da ANTT, aumenta a transparência em transações envolvendo o transporte de cargas. Formaliza a contratação do serviço e o meio de pagamento efetuado. Substituiu a Carta Frete, padronizando e auxiliando na fiscalização de todo o processo. 

Com o emissor de CIOT da plataforma nstech, o armazenamento e consulta do documento são mais confiáveis, ágeis e seguros. Além disso, a solução reduz os custos e o tempo gastos no processo, assim como aumenta a transparência e o acompanhamento em tempo real sobre o status e a validade do documento. 

Tecnologia, uma aliada na gestão de documentos fiscais 

Soluções especializadas para o setor logístico ajudam muito quem busca eficiência e qualidade na gestão do transporte de cargas. A nstech tem os melhores softwares para documentação fiscal, especialmente para a emissão de CT-e, MDF-e, NF-e e CIOT. 

A plataforma atende aos requisitos da legislação e as necessidades de embarcadores, transportadores e operadores logísticos na melhoria dos processos e na redução dos riscos, como multas ou apreensões, além de evitar problemas no armazenamento ou falhas na gestão fiscal e tributária. 

Contar uma plataforma open logistics, que reúne as soluções necessárias para a gestão fiscal e tributária, traz inúmeros benefícios às finanças e à imagem e reputação do setor. 

Invista em sistemas integrados para manter todas as obrigações fiscais em dia. 

Quer conhecer melhor as soluções da nstech para a gestão da documentação obrigatória no transporte de carga, fale agora com um especialista.